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Stressmanagement

Die 5S-Methode

Schön, wenn wir Beinfreiheit haben und unsere Kreativität ausleben können. Doch ab und an wächst sich die Kreativität zu einem kaum noch zu bändigenden Chaos aus und wir hätten einfach gerne ganz banal ein wenig mehr Ordnung und Struktur im Leben oder schlicht und ergreifend am Schreibtisch. Doch leider ist es nicht so einfach, die alte Routine des “da liegt es ja eigentlich ganz gut” zu verändern. Viele von Ihnen können hier sicherlich ein Liedchen davon singen. Hier kann die sehr einfache, aber genau deshalb so erfolgreiche 5S-Methode zur Arbeitsplatzorgansiation und -standardisierung gute Dienste leisten, um die Arbeitseffizienz und Produktivität durch verringerte Suchzeiten zu erhöhen.

Und so geht’s:

1. (Aus-)Sortieren

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz durchgehen: Was davon brauchen Sie 5S-Methodewirklich und was nicht? Was brauchen Sie häufiger und was weniger häufig? Gibt es Orte, an denen manche Dinge besser aufgehoben wären (Lager, Keller, Kollege)? Können Sie manche Dinge komplett entsorgen, weil Sie sie niemals benutzen? Aussortiert bzw. gelöscht werden können aber auch e-mails oder alte Dateien. Und weiter: Denken Sie bei manchen Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste, die Sie ungern machen wollen, genau darüber nach, warum dies so ist. Und dann heißt es:Change it, love it oder leave it. Sprich: Kann ich etwas verändern? Wenn nein, gibt es nur zwei weitere Möglichkeiten: Akzeptieren und lieben lernen oder (vielleicht doch lieber dieses Facebook-Kontakt) löschen!? Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob Sie etwas “löschen” können, richten Sie dafür einen vorübergehenden Platz ein und verfassen dem “Ding” ein Haltbarkeitsdatum: Wenn sich nicht innerhalb des nächsten Monats ein Nutzen ergibt: Weg damit. Stellen Sie sich im Zweifel die Frage, die wir auch aus dem Linder-Axiom kennen: Was kostet mich eine Neuanschaffung und was kostet mich die Lagerung (inkl. Abstauben und Nerven)?

Effekt: Mehr Übersicht, Platzgewinn, Gedanken über Wertigkeit

2. Systematisieren und ordnen

Schauen Sie sich in Ihrer Arbeitsumgebung um und betrachten Sie die Anordnung der Gegenstände. Haben Sie alles in greifbarer Nähe, was Sie für die tägliche Arbeit benötigen? Finden Sie alles auf Anhieb oder müssen Sie Papierstapel wegschieben und durchwühlen? Vielleicht hilft Ihnen eine kleine Skizze Ihrer Greif- oder Laufwege. Das Faultier in uns sagt: Der Weg eines Dokumentes von Ihrer Hand zu seinem angestammten Ort muss so kurz wie möglich sein. Manchmal sind zur Hilfe entsprechende Markierungen und Beschriftungen (z.B. auf Ordnern) sinnvoll, um Dinge auch langfristig an den gleichen Orten wiederzufinden. Auch die üblichen Reiter und Unterteilungen in Ordnern und Schubfächern sind unumgänglich. Überlegen Sie, wie lange Sie benötigen, um etwas zu finden. Ist es bei einem regelmäßig benutzen Objekt (z.B. ein Taschenrechner) länger als 1 Minute, sollten Sie darüber nachdenken, was Sie verändern können.

Effekt: Übersichtlichkeit, schneller Zugriff, Zeitgewinn, Stressverminderung, Fehlervermeidung

3. Sauberkeit

Hier geht es nicht nur darum, den Arbeitsplatz zu säubern, um ihn für sich selbst, für Kunden und Kollegeneinladender zu machen, sondern auch um den Aspekt der Gesundheit bzw. des Ausschaltens von Gefahrenquellen. Der Reinigungsaspekt kann sich sowohl auf die reale als auch virtuelle Welt beziehen (Stichwort: Virenscanner, um den Computer wieder schneller zu machen). Zudem sollten Bedingungen geschaffen werden, damit das Reinigungspersonal auch reinigen kann (z.B. leere Tische).

Effekt: Vorbeugende Wartung durch Mängelerkennung, Erhöhung der Arbeitssicherheit, höhere Motivation der Mitarbeiter durch Wohlbefinden, Langlebigkeit der Akten, Werterhaltung

4. Standardisierung und Routinen

Die erarbeiteten Grundlagen werden in diesem Schritt standardisiert und auf andere Arbeitsplätze, an denen gleiche Tätigkeiten ausgeführt werden, übertragen. Um auch langfristig erfolgreich zu sein, lohnt es sich die „Fünf-Minuten-Regel“ einzuführen. In so mancher Ausgabe der “Brigitte” wird schon seit vielen Jahren der morgendliche 15-Minuten-Gang durch die Wohnung propagiert, um erstmal ganz paretotechnisch das Gröbste aufzuräumen. Warum also nicht auch im Büro? Jeder Mitarbeiter nimmt sich folglich einmal täglich fünf Minuten Zeit, am besten gleich am frühen Morgen, um auf seinem Arbeitsplatz wieder die herkömmliche Ordnung herzustellen und somit auch beizubehalten. So können auch Tagesroutinen eingeführt werden wie:

  • 8:00-8.30 die wichtigsten Mails beantworten,
  • Tagesübersicht erstellen bis 9.00. Auf der To-Do-Liste die 1-3 wichtigsten Aufgaben markieren und die ersten Schritte dazuschreiben,
  • 9-12.00 Kundenkontakte, dazwischen an den anstehenden Aufgaben arbeiten. Usw.

Sich (neue) Routinen anzueignen heißt aber auch alte Routinen zu verändern. Überlegen Sie sich daher bei jedem mal, wenn Sie etwas ablegen wollen: Passt es dorthin? Wenn nein: Legen Sie es an seinen angestammten Platz oder finden Sie einen geeigneten. Stellen Sie sich die Frage: Was habe ich mir über die Zeit hinweg angewöhnt (z.B. Mappe herausnehmen und nicht mehr zurücklegen) und was möchte ich verändern? Auf Teamebene haben sich für Routinen sogenannte One-Page-Standards (Infografiken, Prozessabläufe, Entscheidungsbäume o.ä.) als erfolgreich herauskristallisiert.

Dazu Erkenntnisse aus der Lernpsychologie:

1. Machen Sie mind. jeden 2.Tag etwas für Ihre Ordnung.

2. Halten Sie die neuen Gewohnheiten 4-6 Wochen durch.

Erst dann kann eine neue zur alten Gewohnheit werden.

Effekt: Neue Gewohnheiten werden trainiert, der Standard wird gehalten und wirkt sich auch schnell auf die Umgebung (z.B. neue Mitarbeiter) aus. Wenn die neuen Routinen zu alten Routinen werden, läuft alles von alleine.

5. Selbstdisziplin und Motivation

Der letzte Punkt ist eigentlich ein Metapunkt, denn ohne Selbstdisziplin funktionieren auch die anderen 4S nicht.Für dauerhafte Erfolge ist folglich Selbstdisziplin unabdingbar. Stellen Sie sich Fragen wie:

  • Warum ist mir die Ordnung am Arbeitsplatz so wichtig?
  • Inwieweit kann ich mich dann besser auf meine Arbeit konzentrieren?
  • Wie könnte meine Arbeit in der Zukunft aussehen?
  • Was würde mein Umfeld sagen?
  • Welche verdeckten Gewinne habe ich, wenn alles beim alten bleibt (z.B. wer sucht, muss nicht arbeiten und kann sich mit gleichgesinnten über sein Chaos unterhalten oder den beliebten Spruch “das Genie usw.” als Banner vor sich hertragen)?
  • Wie kann ich es schaffen, mich (oder mein Team) entsprechend zu motivieren?

Die Erkenntnisse können von motivierenden Zukunftsvisionen (z.B. als Grafik der Laufwege) über das Bloßlegen der eigenen Stolpersteine bis hin zu einfachen Belohnungen gehen.

Effekt: Die Umgewöhnung beginnt Spaß zu machen. Der vermeintliche Widerspruch zwischen Ordnung und Kreativität löst sich auf.

Entscheidungsfindung und Kreativität, Stressmanagement

Schnelle Recherche – langsame Entscheidung

Als Experte für die Themen Zeitmanagement und Entscheidungsfindung beschäftige ich mit auch intensiv mit der Vernetzung dieser beiden Themen. Eine Verknüpfung besteht u.a. in der Betrachtung des Gegensatzpaares schnell und langsam. Meine These: Je wichtiger eine Entscheidung ist, desto langsamer sollten wir diese treffen. Dies heisst nicht, dass wir uns ewig Zeit lassen sollten, sondern vielmehr, dass es wichtig ist, inne zu halten und in sich zu gehen. Ein typischer Entscheidungsprozess kann folglich so aussehen:

  • Erst sammle ich ‘schnell’ alle mir verfügbaren Informationen, z.B. indem ich mit anderen Menschen spreche, Zeitung lese oder im Internet recherchiere.
  • Diese Informationen verarbeite ich anschließend ‘langsam’ für mich alleine und in Ruhe – z.B. indem ich eine Nacht darüber schlafe, joggen gehe, etc. – treffe meine Entscheidung und …
  • setze diese Entscheidung am besten ‘schnell’ in die Tat um, damit mein psychisches Immunsystem greifen kann, noch bevor mich Reuegefühle an einer Umsetzung hindern.
Stressmanagement

Der Zeigarnik-Effekt

In den 1920er Jahren saß einst die russische Psychologiestudentin Bluma Seigarnik in einem Wiener Kaffeehaus und nippte an einem Glas Tee. Da sie die menschliche Natur studierte, fiel ihr folgendes auf: Wenn ein Kunde nach der Rechnung fragte, konnten die Kellner sich alles erinnern, was der Kunde bestellt hatte. Doch nachdem der Gast die Rechnung bezahlt hatte, war dieses Wissen wie gelöscht.

Zeigarnik wurde neugierig bat daraufhin im Rahmen einer Studie Versuchspersonen, eine Reihe einfacher Aufgaben auszuführen, z.B. einen Stapel aus Spielsteinen aufzubauen oder Spielzeug in eine Kiste zu legen. Bei einigen Aufgaben unterbrach sie die Teilnehmer, bevor sie mit der Aufgabe fertig waren. Genau diese unterbrochenen Aufgaben wurden am Ende wesentliche besser erinnert als die vollendeten Aufgaben.

Zeigarnik zufolge veranlasst der Beginn einer Handlung unser Gehirn, eine Art psychischer Unruhe zu erleben, die darauf drängt, das Begonnene zu Ende zu bringen.

Nutzbar ist dieser Effekt z.B. im Rahmen von Aufschieberitis: Menschen mit Aufschiebezwang verschieben oft den Beginn bestimmter Tätigkeiten, weil sie sich von der Größe der anstehenden Aufgabe überfordert fühlen. Wenn sie diese Aufgabe jedoch in minikleine Teile unterteilen und mit einem dieser Teile beginnen, spüren Sie den Drang, die Aufgabe bis zum Schluss durchzuführen.

In Coachings gibt es dazu den Spruch:”Was wäre der kleinste Schritt in Richtung Weiterentwicklung?”

Entscheidungsfindung und Kreativität, Führung und Kommunikation, Konfliktmanagement, Körpersprache, Mediation, Stressmanagement, Wissensmanagement und Kooperation

Führungstrainings, Teamentwicklungen, Mediationen und Großgruppen-Moderationen

Herzlich Willkommen auf den Seiten des Mediators, Coach, Moderators, Beraters, Autors und Trainers Michael Hübler.

Für Führungskräfte

Um in einer agil-digitalen Welt gleichzeitig flexibel, stabil und kompetent Führungsverantwortung zu übernehmen, reichen die klassischen Managementinstrumente nicht mehr aus. Vielmehr brauchen Führungskräfte ….

Klare Haltungen

Wer in digital-agilen Kontexten führt, sollte klären, welche Entscheidungen eine Führungskraft zu treffen hat und welche das Team übernimmt. Dazu brauchen effektive Führungskräfte das Vertrauen in die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter*innen, einen realistischen Optimismus in Prozesse sowie die Achtsamkeit, sich nicht in hyperagil getroffenen Entscheidungen zu verzetteln. Moderne Führungskräfte lenken indirekt, indem sie Atmosphären positiv gestalten, Rahmenbedingungen abstecken und das Selbstmanagement ihrer Mitarbeiter*innen fördern, anstatt zu bestimmen, wo es lang geht. Dazu hätten sie heutzutage weder die Zeit, noch den Zugriff, wenn wir an virtuelle Teams denken. All das erfordert Geduld und Beharrlichkeit.

Komplexitätsreduktion beginnt mit klarer und ehrlicher Kommunikation

Bei all dem sollten Führungskräfte jenseits hemmender Kommunikations- und Feedbackregeln zu einer klaren, direkten und humorvollen Führung zurückkehren. Letztlich findet Führung mit Menschen statt. Und was rettet uns am Ende durch das größte agil-digitale Chaos? Die Tragfähigkeit der Beziehungen, in deren Zentrum ehrliche Gespräche stattfinden.

Es gilt, wieder echter und authentischer in Konflikte zu gehen, Probleme offen anzusprechen und Krisen demokratisch, optimistisch und humorvoll zu meistern, gerade im agitalen Zeitalter.

Das Schlagwort zu dieser alt-neuen Art zu Führen lautet (externer Link) New Work: Menschlich, demokratisch, agil.

Für Personalentwickler*innen, KMUs und Firmenchef*innen

Als Mediator, Coach, Moderator, Facilitator und langjähriger Konfliktmanagement- und Verhandlungs-Trainer finden Sie in mir den geeigneten Sparringpartner für Ihre Seminare, Großgruppenmoderationen, Teambildungen, Train-the-Trainer-Seminare, Mitarbeiterbefragungsaufarbeitungen oder Organisationsentwicklungen. Als Mediator stehe ich Ihnen insbesondere im Großraum Nürnberg, Fürth und Erlangen zur Verfügung. Als Coach dank digitaler Möglichkeiten gerne auch überregional. Auch in Moderationen, in denen unklar ist, ob nicht doch Konflikte auftauchen, können Sie sicher sein, dass ich Sie und Ihre Teams durch aufkommende Unstimmigkeiten strukturiert und sicher hindurch geleite.

Detaillierte Informationen und Referenzen finden Sie in meinem Trainer-Profil oder mit Verlinkungen in meinem alternativen Wikipedia-Artikel.

Als Mediator können Sie mich hier hier (externer Link) erleben.

Wenn Sie sich jetzt denken “Klingt ja interessant, aber gute Trainer*innen gibt es viele …”

Als One-Man-Show gibt es bei mir keine Seminare und keine Beratung von der Stange. Jedes Skript wird individuell angepasst. Jeden Workshop spreche ich individuell mit meinen Kund*innen ab. In Beratungen zu Ihrer Organisationsentwicklung gebe ich Ihnen die Impulse, die für Sie notwendig sind, ins Tun zu kommen. Mein Maßstab dabei ist die Erhöhung oder Wiederherstellung Ihrer Handlungsfähigkeit als Organisation. Ebenso passgenau gestalte ich meine Seminare, um die Führungs- und Kommunikationskompetenz meiner Teilnehmer*innen mit so viel Wissen wie nötig und so viel Praxiskompetenz wie möglich wertschätzend und nachhaltig zu entwickeln.

Als Trainer, Coach, Mediator und Autor kenne ich die seriöse Seite der Weiterbildung. Als (ehemaliger) Regisseur zweier Theatergruppen (Klassisch und Improtheater) weiß ich auch, wie effektiv ausprobieren und improvisieren sind – das Prototyping in der Praxis. Anstatt mit Rollenspielen arbeite ich mit klar definierten Szenen. Indem Führungskräfte verschiedene Haltungen testen, wachsen sie über sich hinaus und entdecken ungeahnte (schauspielerische) Fähigkeiten. In komplexen Zeiten kann es nicht schaden, die eigene Wirkung lebendig und authentisch zu erweitern.

Meine Seminare sind keine reinen Wissensvermittlungen. Stattdessen findet der Transfer direkt im Seminar statt, sei es über Reflexionen oder Rollenspiele. Selbst Seminarteilnehmer*innen, die Rollenspielen kritisch gegenüberstehen (was ich verstehe), mussten später zugeben, dass mein Seminar Spaß machte. Das Lernen findet nebenher statt.

Abenteuer Führung

Führung erscheint mir manchmal wie das letzte große Abenteuer im Arbeitsleben. Sollten Sie einen Guide für diesen Dschungel aus Konflikten, agital-demokratischen Abenteuern, Sandwichpositionen, artenvielfältigen Teams und Arbeitsverdichtung suchen: info(at)m-huebler.de

Allgemein, Entscheidungsfindung und Kreativität, Führung und Kommunikation, Konfliktmanagement, Körpersprache, Mediation, Stressmanagement, Wissensmanagement und Kooperation

Das Wahre, Gute und Schöne

Es wäre schön, würden Veränderungen bei der Organisation beginnen. In der Realität beginnen sie jedoch meistens bei den Führungskräften, indem diese eine neue Führungs-, Feedback-, Gesprächs-, Kommunikations- und Konfliktkultur anbahnen, seit Platon “das Schöne”. In diesem Bereich geht es vor allem darum, wie Führungskräfte agieren sollten, um ihre Ziele umzusetzen.

Um zu ergründen, was Führungskräfte konkret tun können, greife ich auf neurobiologische und psychologische Hintergründe – insbesondere aus dem Bereich der Positiven Psychologie – zurück, um Führungskräften einen kommunikativen Methodenkoffer an die Hand zu geben. Platon nannte diesen wissenschaftlichen Bereich “das Wahre”.

Nach und nach oder von dort selbst angestoßen, wandern die gelebten Veränderungen in den kulturellen Kanon der Organisation. In meiner Vision sollten sich modern aufgestellte Organisationen an demokratisch-menschlich-agil-digitalen Prinzipien orientieren, um zu wissen, wofür Führungskräfte, Teams sowie die gesamte Organisation sich engagieren. Nach Platon lautet dieser Bereich “das Gute”.