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Führung und Kommunikation, Konfliktmanagement, Teamentwicklung

Zum Umgang mit Fluktuation und Personalmangel

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Beim Umgang mit einer hohen Fluktuation und Personalmangel hilft kein Jammern und kein „Schwarze-Peter“-Spiel. Letztlich muss es darum gehen, sich an die eigene Nase zu fassen. Dabei helfen leider auch keine kurzfristigen Rezepte, sondern v.a. Kultur- und Struktur-Veränderungen sowohl im Umgang mit Kündigungen als auch im Umgang mit neuen Kolleg*innen:

Umgang mit Kündigungen:

  • Mentalität verändern: Bitte den Spruch „Reisende soll man nicht aufhalten“ einmotten.
  • Silo-Denkenabbauen: Unzufriedene sind vielleicht nur in einer Abteilung unzufrieden, ließen sich jedoch innerhalb des Unternehmens weitervermitteln.
  • Ehrliche Aufarbeitung nach Kündigungen: Kündigungen können persönliche, strukturelle oder soziale Gründe haben. Wer alle paar Jahre etwas Neues machen will, wäre ohnehin gegangen. An strukturellen oder sozialen Gründen wie einer mangelnden Einarbeitung, unklaren Stellenbeschreibungen oder einer besseren Teamatmosphäre ließe sich jedoch für die Zukunft etwas ändern.

Umgang mit neuen Kolleg*innen:

  • Willkommenskultur einführen: Fühlen sich Mitarbeiter*innen von Tag 1 oder sogar davor willkommen? Wenn nein: Ändern! Ich hatte neulich einen Seminarteilnehmer in einem Führungstraining, der erst in ein paar Monaten in dem Unternehmen zu arbeiten beginnt. Geht auch.
  • Saubere Einarbeitung: Wer bereits nach wenigen Jahren wieder kündigt, kam vermutlich nie im Unternehmen an. Oft liegt es an einer mangelhaften, unprofessionellen Einarbeitung.
  • Strukturen professionalisieren: Neue Mitarbeiter*innen tun sich oft schwer, wenn sie auf gewachsene Strukturen stoßen, die weitgehend auf guten Beziehungen und Vertrauen basieren.
Allgemein

Dauerkrisen als Wissensmanagement-Booster

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Ich beschäftige mich seit über 10 Jahren mit dem Thema Wissensmanagement und hatte sogar 2015 das Privileg, ein Jahr lang in ganz Bayern unterwegs zu sein, um Stadtverwaltungen zu ihrem Wissensmanagement zu interviewen. Daraus entstand damals der Guide „Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltungen“ (externer Link). Zudem tummelte ich mich eine zeitlang auf Knowledge-Camps, aber irgendwie schien das Thema nie so richtig an Fahrt aufzunehmen.

In letzter Zeit ändert sich das. In meinem Kurs „Strategische Personalentwicklung“ suchten sich gleich mehrere Teilnehmer*innen das Thema Wissensmanagement bzw. Entwicklung einer Lernplattform aus. Und die Anfragen an mich als Berater und Trainer häufen sich ebenso. Woran liegt das wohl?

Zum einen sind es sicherlich die technischen Möglichkeiten, die es früher nicht gab. Zum anderen sind es aber auch die vielen Aspekte der aktuellen Veränderungen und Dauerkrise, die ein funktionierendes Wissensmanagement immer dringender machen:

  • Der Personalmangel führt zu Überlastungen. Überlastete Mitarbeiter*innen kündigen schneller und nehmen ihr Wissen mit. Die hohe Fluktuation in vielen Firmen ist Gift für das bislang weitgehend analoge und über Wissensträger funktionierende Wissensmanagement.
  • Einarbeitungen laufen heutzutage oft hybrid ab und sollten dennoch umfassend sein. Das spricht zum einen für ein Patensystem, zum anderen aber auch für eine gute bestückte Wissensmanagementplattform, um auch digital schnell an Informationen zu kommen.
  • Auch die Arbeit selbst findet mittlerweile in vielen Bereichen mobil bzw. im Homeoffice statt. Umso wichtiger, dass Mitarbeiter*innen wissen, wie sie an wichtige Informationen kommen und an wen sie sich wenden können – egal von wo aus. Nebenbei nimmt auch der Trend zu Weiterbildungen aus den eigenen vier Wänden zu, was für den Ausbau von digitalen Lernmanagement-Systemen spricht.
  • Und schließlich ist der Gedanke eines schnellen und unkomplizierten Wissensmanagements prinzipiell ein Instrument der Dezentralisierung und Enthierarchisierung: Warum soll ich meine Führungskraft fragen, wenn ich an die entsprechenden Informationen auch anderweitig komme? Und diese Denke wiederum passt gut zu der aktuellen Stimmung einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Während früher Wissen als Macht definiert wurde gilt es nun, Wissen zu teilen, damit es wächst.

Es ist also gerade für Unternehmen, die mit Fluktuation und Personalmangel zu kämpfen haben, dringend an der Zeit proaktiv zu werden und sich um den Aufbau ihres Wissensmanagements zu kümmern, auch wenn gerade jetzt keine Zeit dafür zur Verfügung steht.